e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak, kağıt ortamda düzenlenmesi zorunlu olan faturaların elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi, muhafazası ve ibraz edilmesine olanak sağlayan bir uygulamadır.
e-Arşiv fatura, e-fatura uygulamasının bir türüdür. e-Fatura, kağıt ortamda düzenlenmesi zorunlu olan faturaların elektronik ortamda düzenlenmesi ve gönderilmesini sağlayan bir uygulamadır. e-Arşiv faturadan farklı olarak, e-fatura uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından düzenlenebilir ve gönderilebilir.
e-Arşiv Faturanın Amacı
e-Arşiv fatura uygulamasının amacı, kağıt fatura kullanımının azaltılması ve elektronik ortamda işlem yapmanın kolaylaştırılmasıdır. e-Arşiv fatura uygulaması sayesinde, kağıt faturaların basılması, gönderilmesi ve saklanması ile ilgili maliyetler azaltılır. Ayrıca, faturaların elektronik ortamda muhafaza edilmesi ve ibrazı daha kolay hale gelir.
e-Arşiv Faturanın Kapsamı
e-Arşiv fatura uygulaması, 2023 yılı itibarıyla zorunlu hale getirilmiştir. 1 Temmuz 2023 tarihinden itibaren, vergi mükelleflerinin e-Fatura uygulamasına dahil olup olmamalarına bakılmaksızın, aşağıda belirtilenler için e-Arşiv fatura düzenlemesi zorunludur:
- KDV’ye tabi mal ve hizmet teslimleri
- Satış irsaliyeleri
- Kapıda ödemeli mal ve hizmet teslimleri
- İade faturaları
- İade irsaliyeleri
- Teminat mektupları
e-Arşiv Faturanın Düzenlenmesi
e-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Arşiv Portalı üzerinden veya özel entegratör aracılığıyla düzenlenebilir. e-Arşiv fatura düzenlemek için öncelikle GİB’e başvuru yapılması gerekmektedir. Başvurunun ardından, e-Arşiv Portalı’na veya özel entegratörün sistemine giriş yapılarak fatura düzenlenebilir.
e-Arşiv faturada yer alan bilgiler, kağıt faturada yer alan bilgilerle aynıdır. e-Arşiv faturada ayrıca, aşağıdaki bilgilere yer verilmesi gerekmektedir:
- Faturanın elektronik ortamda düzenlendiğini gösteren ifade
- Faturanın muhafaza edileceği elektronik ortam adresi
- Faturayı düzenleyen ve gönderen kişinin/kuruluşun elektronik imza bilgileri
e-Arşiv Faturanın Gönderilmesi
e-Arşiv fatura, alıcıya elektronik posta, kısa mesaj veya diğer elektronik ortamlar aracılığıyla gönderilebilir. e-Arşiv faturanın gönderildiğine dair alıcıya bir bildirim gönderilmesi gerekmektedir.
e-Arşiv Faturanın Muhafazası
e-Arşiv faturalar, GİB’in belirlediği standartlara uygun olarak muhafaza edilmelidir. e-Arşiv faturaların muhafazasında, aşağıdaki kurallara uyulması gerekmektedir:
- Faturalar, elektronik ortamda, şifrelenmiş olarak muhafaza edilmelidir.
- Faturaların, oluşturulduğu tarihten itibaren en az 10 yıl süreyle muhafaza edilmesi gerekmektedir.
- Faturaların, GİB tarafından talep edilmesi halinde, istenilen formatta ve sürede ibraz edilmesi gerekmektedir.
e-Arşiv Faturanın İbrazı
e-Arşiv faturalar, GİB’e elektronik ortamda ibraz edilir. e-Arşiv faturaların ibrazı için, GİB’in e-Arşiv Portalı kullanılabilir.
e-Arşiv Faturanın Avantajları
e-Arşiv faturanın başlıca avantajları şunlardır:
- Kağıt fatura kullanımının azaltılması ve maliyetlerin düşürülmesi
- Faturaların elektronik ortamda muhafaza edilmesinin kolaylaştırılması
- Faturaların hızlı ve kolay bir şekilde iletilmesinin sağlanması
- Faturaların sahteliğinin önlenmesi
- Vergi denetiminin etkinliğinin artırılması
e-Arşiv Faturanın Dezavantajları
e-Arşiv faturanın başlıca dezavantajları şunlardır:
- Kağıt faturaya göre daha yüksek maliyetli olabilmesi
- Elektronik ortamda fatura düzenleme ve gönderme konusunda bilgi ve beceriye ihtiyaç duyulması
Sonuç
e-Arşiv fatura uygulaması, kağıt fatura kullanımının azaltılması ve elektronik ortamda işlem yapmanın kolaylaştırılması açısından önemli bir uygulamadır. e-